1. Qui nous sommes
Galactic Automation BV, siège social Wijnhuizestraat 44, 9620 Zottegem, Belgique, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises. Nous sommes sous-traitant des données lorsqu'une école utilise Learovia. L'école est responsable du traitement.
2. Quelles données personnelles nous traitons
Pour les élèves : nom, date de naissance, classe, présences, soumissions de devoirs, notes de bulletin, photos (si téléversées par l'école). Pas de données de santé sensibles au-delà de ce que l'école enregistre dans le cadre de la coordination des soins.
Pour les parents : nom, e-mail, téléphone (optionnel), relation à l'enfant. Pas de données financières — la facturation va à l'école, pas aux parents individuels.
Pour les enseignants et la direction : nom, e-mail, téléphone professionnel, rôle dans l'école, journaux d'audit des actions sur la plateforme.
3. Pourquoi nous traitons ces données
Exécution du contrat avec l'école (suivi des élèves, communication avec les parents, rapports).
Obligations légales : enregistrement des présences et transmission à AgODi (décret flamand sur l'enseignement primaire/secondaire).
Intérêt légitime : sécurité de la plateforme, détection de fraude, planification de capacité.
4. Combien de temps nous conservons
Données élèves : tant que l'élève est actif dans l'école + 5 ans (durée administrative).
Données parents : tant qu'au moins un de leurs enfants est actif + 5 ans.
Registres de présence : 10 ans (réglementation flamande).
Journaux d'audit : 2 ans.
Messages et communications : 3 ans.
Après ces délais, les données sont automatiquement anonymisées ou supprimées.
5. Avec qui nous partageons
L'école elle-même et les autorités publiques lorsque l'école effectue une transmission légale obligatoire.
Google Cloud EMEA Limited pour l'hébergement dans la région europe-west1 (Belgique).
OpenAI uniquement pour les fonctions IA explicitement activées par l'école. Aucune donnée n'est partagée à des fins publicitaires ou de profilage marketing.
6. Localisation des données
Les données principales de la plateforme sont traitées dans la région Google Cloud europe-west1 en Belgique. La liste actuelle des sous-traitants et les paramètres régionaux font partie de l'accord de traitement.
Lorsque les fonctions OpenAI sont activées, des données peuvent être traitées internationalement selon les conditions applicables d'OpenAI. Nous documentons les garanties et minimisons le contenu transmis.
7. Vos droits
Vous avez droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement et de portabilité des données (RGPD Art. 15-20).
Pour les parents : tous les droits s'exercent via le portail parent ou en contactant l'école. Nous exécutons techniquement ce que l'école responsable décide.
Pour les enseignants : demandes via votre direction ou directement à dpo@galacticautomation.com.
Vous avez le droit d'introduire une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données (autoriteprotectiondonnees.be).
8. Sécurité
Le transport chiffré, Argon2id, l'isolation des locataires par Row-Level Security, l'audit et l'analyse antivirus protègent les flux essentiels.
La sauvegarde et la restauration sont testées de manière démontrable avant l'accueil de données scolaires de production ; les RPO et RTO convenus figurent dans le SLA.
9. Procédure de violation
En cas de violation avec risque pour les personnes concernées, nous informons l'école dans les 24 heures et l'Autorité de protection des données dans les 72 heures. Les personnes concernées sont informées via l'école, ou directement si cela n'est pas raisonnablement possible via l'école.
10. Contact
Questions sur cette déclaration de confidentialité ? Écrivez à dpo@galacticautomation.com ou à Galactic Automation BV, à l'attention du DPO, Wijnhuizestraat 44, 9620 Zottegem, Belgique.