1. Wie zijn wij
Galactic Automation BV, met maatschappelijke zetel te Wijnhuizestraat 44, 9620 Zottegem, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Wij zijn de gegevensverwerker ("processor") wanneer een school Learovia gebruikt. De school zelf is de verwerkingsverantwoordelijke ("controller").
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij
Voor leerlingen: naam, geboortedatum, klas, aanwezigheid, opdracht-inzendingen, rapport-cijfers, foto's (indien geüpload door de school). Geen gevoelige gezondheidsgegevens behalve wat de school registreert in het kader van zorgcoördinatie.
Voor ouders: naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), relatie tot kind. Geen financiële gegevens — facturatie loopt naar de school, niet naar individuele ouders.
Voor leerkrachten en directie: naam, e-mailadres, professioneel telefoonnummer, rol binnen de school, log-gegevens van platform-acties (audit-trail).
3. Waarom verwerken wij deze gegevens
Uitvoering van de overeenkomst met de school (opvolging leerlingen, communicatie met ouders, rapportering).
Wettelijke verplichtingen: aanwezigheidsregistratie en doorgifte naar AgODi (Vlaams Decreet basisonderwijs / secundair onderwijs).
Gerechtvaardigd belang: beveiliging van het platform, fraudedetectie, capaciteitsplanning.
4. Hoe lang bewaren wij
Leerling-gegevens: zolang de leerling actief is op de school + 5 jaar (administratieve bewaartermijn van de school).
Ouder-gegevens: zolang ten minste één kind van de ouder actief is op de school + 5 jaar.
Aanwezigheidsregistraties: 10 jaar (Vlaamse onderwijsregelgeving).
Audit-logs: 2 jaar.
Berichten en communicatie: 3 jaar.
Daarna worden de gegevens automatisch geanonimiseerd of verwijderd.
5. Met wie delen wij gegevens
De school zelf en overheidsdiensten wanneer de school een wettelijke doorgifte uitvoert.
Google Cloud EMEA Limited voor hosting in de regio europe-west1 (België).
OpenAI uitsluitend voor AI-functies die de school expliciet activeert. Wij delen geen gegevens met derden voor reclame of marketingprofilering.
6. Locatie van de gegevens
De primaire platformgegevens worden verwerkt in Google Cloud-regio europe-west1 in België. De actuele subverwerkerslijst en regio-instellingen maken deel uit van de verwerkersovereenkomst.
Bij geactiveerde OpenAI-functies kunnen gegevens volgens de toepasselijke OpenAI-verwerkersvoorwaarden internationaal worden verwerkt. We documenteren de waarborgen en beperken de doorgestuurde inhoud.
7. Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, en gegevensoverdraagbaarheid (AVG Art. 15-20).
Voor ouders: alle rechten worden uitgeoefend via het ouder-portaal of door contact op te nemen met de school. Wij voeren technisch uit wat de school als verantwoordelijke beslist.
Voor leerkrachten: vragen lopen via uw schooldirectie of rechtstreeks naar dpo@galacticautomation.com.
U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
8. Beveiliging
Versleuteld transport, Argon2id voor wachtwoorden, tenantisolatie met Row-Level Security, auditregistratie en antivirusscans beschermen de kernstromen.
Back-up en herstel worden aantoonbaar getest voordat een school met productiegegevens wordt toegelaten; de overeengekomen RPO en RTO staan in de SLA.
9. Datalek-procedure
Bij een datalek met risico voor de betrokkenen melden wij de school binnen 24 uur en de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur. Betrokkenen worden geïnformeerd via de school, of rechtstreeks indien dit niet redelijkerwijs via de school kan.
10. Contact
Vragen over deze privacyverklaring? Mail dpo@galacticautomation.com of schrijf naar Galactic Automation BV, t.a.v. DPO, Wijnhuizestraat 44, 9620 Zottegem, België.